Soft Opening - Vận Hành Thử, Bước “Chạy Đà” Quan Trọng Và Cần Thiết Cho Quán

Đối với các thương hiệu, dù là mới ra mắt hay đã tạo được vị thế, thì dịp khai trương vẫn luôn là giai đoạn quan trọng. Bởi đây là thời điểm để các thương hiệu tiếp cận được những nhóm khách hàng mới. Do đó, các chủ quán cần mang đến sự chỉn chu và hoàn hảo để mang đến ấn tượng sâu đậm cho khách hàng. Và để khai trương hoàn thiện như mong đợi, giai đoạn soft opening là bước chuẩn bị không thể thiếu.

Soft opening thường được biết đến là những buổi khai trương “thử”, tức cửa hàng sẽ mở cửa đón khách hàng trong khoảng thời gian ngắn. Sau đó, tạm đóng cửa để có những điều chỉnh cần thiết trước khi chính thức khai trương và hoạt động. Với những lợi ích của soft opening, phần lớn các chủ quán trước khi khai trương đều lựa chọn hoạt động thử nghiệm để đảm bảo mọi quy trình đúng nhu cầu khách hàng.

Lý do để ngày càng nhiều chủ quán lựa chọn triển khai soft opening chính là để đánh giá được mức độ đón nhận cũng như các phản hồi từ khách hàng. Bởi với các thương hiệu mới ra mắt, hầu hết những ý tưởng đều đến từ những con số giả định mà chưa có bất kỳ số liệu thực tế nào. Trong khi đó, với những thương hiệu mở thêm chi nhánh, các chủ quán cũng cần đo lường để lên kế hoạch hoạt động thích hợp, có thể là về số lượng sản phẩm bán ra, lượng khách hàng ghé đến…

Vì thế, việc vận hành “thử” là cơ hội để các chủ quán biết được chính xác mức độ khả thi và hiệu quả của thương hiệu. Chẳng hạn như chất lượng đồ uống, menu hay giá cả. Và khi đã có được những phản hồi của khách hàng, các chủ quán có thể kịp thời điều chỉnh để khi chính thức đi vào vận hành, quán phục vụ khách hàng được tốt nhất. Bởi với giai đoạn vận hành “thử”, nếu có bất kỳ sự cố nào, quán của bạn hoàn toàn có cơ hội sửa sai. Nhưng một khi hoạt động chính thức, nếu phát sinh tình huống không chỉn chu nào, bạn sẽ ngay lập tức đánh mất khách hàng của mình.

Một điểm nữa khiến việc soft opening trở thành một bước chuẩn bị quan trọng, đó là giúp các chủ quán có thể nắm được các tình huống có thể phát sinh cũng như đánh giá được quá trình phục vụ của đội ngũ nhân viên. Vì nếu như các thương hiệu đã có cửa hàng từ trước thì các nhân sự có thể được đào tạo để xử lý các sự cố bất ngờ, dựa trên những kinh nghiệm từ trước. Nhưng nếu chỉ là thương hiệu mới hoạt động, việc vận hành “thử” sẽ chuẩn bị cho chủ quán và các nhân viên các tình huống bất ngờ mà các khách hàng “khó tính” mang đến. Và qua những ngày soft opening, toàn bộ đội ngũ sẽ có phương hướng xử lý thích hợp để tránh mang đến những trải nghiệm “âm điểm” cho khách hàng.

Với những lợi ích mà soft opening, lẽ dĩ nhiên các chủ quán đều mong muốn triển khai chiến lược này cho thương hiệu của mình. Tuy nhiên, để việc “chạy” thử quán đạt được hiệu quả như mong đợi, các chủ quán cũng cần đảm bảo một số quy tắc nhất định. Bởi nếu không, việc soft opening sẽ dễ mang lại tác dụng “ngược”. Vì khách hàng sẽ cho rằng quán khai trương “thử” chỉ để thu thêm doanh thu chứ không phải hướng đến việc nâng cao chất lượng trải nghiệm, điều mà khách hàng vốn thường nghĩ về giai đoạn soft opening.

Đó là trong giai đoạn khai trương “thử”, các chủ quán cần đảm bảo rằng mọi ý kiến, phản hồi và đánh giá của các khách hàng đều được ghi nhận. Hãy cố gắng trao đổi với càng nhiều khách hàng càng tốt, bởi chính khách hàng mới là những người cho bạn các ý tưởng điều chỉnh phù hợp nhất. Một số vấn đề bạn nên chủ động hỏi thăm khách hàng trong giai đoạn vận hành “thử” như mức giá menu, số lượng món, chất lượng món cũng như về phong cách phục vụ.

Để khai trương “thử” đạt hiệu quả, bạn cần chủ động trao đổi về cảm nhận của khách nhằm kịp thời điều chỉnh để mang đến trải nghiệm tốt nhất khi quán chính thức hoạt động (Nguồn: Internet)

Với những ý kiến về điểm thiếu sót của quán, bạn nên cảm ơn khách hàng cũng như gửi tặng khách hàng phiếu ưu đãi và khuyến khích khách hàng ghé lại quán sau này để xem xét sự thay đổi của quán. Cách xử lý này giúp bạn ghi điểm trong mắt khách hàng khi thể hiện cho thấy quán của bạn thực sự xem trọng cảm nhận của khách hàng, chứ không chỉ đơn thuần quan tâm đến mỗi lợi nhuận. Đặc biệt, khi khách hàng quay lại và nhận thấy sự thay đổi từ thương hiệu, họ sẵn sàng giới thiệu quán của bạn đến những khách hàng mới.

Ngoài ra, trong giai đoạn “chạy” thử, bạn hãy ghi nhận các số liệu cẩn thận và chi tiết, bởi đây sẽ là cơ sở để bạn có thể xây dựng các chiến lược vận hành hiệu quả trong tương lai. Chẳng hạn những quán mới ra mắt thường sẽ không có các thông tin thực tế về số lượng món hay khách hàng cần được phục vụ, khi đó, bạn rất dễ dự báo sai nhu cầu cần thiết khiến cho lãng phí chi phí vận hành hoặc tạo sự khó chịu cho khách do thiếu món. Khi này, những số liệu thu thập được từ giai đoạn khai trương “thử” sẽ giúp bạn đưa ra các dự đoán chính xác hơn. Nhờ đó, tối ưu được chi phí cũng như nâng cao chất lượng phục vụ.

Soft opening đang ngày một trở nên quen thuộc với các chủ quán bởi những lợi ích quan trọng mà chiến lược này mang lại. Nếu bạn có dự định khai trương quán, hãy cân nhắc áp dụng việc khai trương “thử” để đảm bảo khi chính thức hoạt động, quán sẽ vận hành trơn tru và hiệu quả, cũng như đáp ứng được mong đợi của khách hàng.

Quỳnh Phạm