8 Thiết Bị Không Thể Thiếu Cho Quản Lý Quán

Tất nhiên, mỗi cửa hàng với những đặc thù riêng sẽ có những sự đầu tư các thiết bị khác nhau, nhưng nhìn chung 8 thiết bị điện tử dưới đây, gần như phổ biến với mọi mô hình nhà hàng, quán cafe.

Máy tính tiền là một trong những thiết bị hữu dụng và cần thiết nhất đối với bất cứ cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống nào. Công dụng chính của máy tính tiền là ghi nhận tổng hợp các order, tính toán thành tiền và hình thành hóa đơn cho khách hàng. Điều này cực kì cần thiết và tiện dụng với các nhà hàng hay quán cà phê do đặc thù phục vụ một lượng khách lớn trong một khoảng thời gian và bán nhiều món đồ với mức giá khác nhau. Sai sót, thừa thiếu hay nhầm lẫn sẽ được hạn chế tối đa khi các nhân viên trong nhà hàng sử dụng thành thạo máy tính tiền.

Trên thị trường hiện nay có nhiều loại máy tính tiền với mức giá và giao diện sử dụng khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung, máy tính tiền thường có một màn hình (cảm ứng hoặc không cảm ứng) có thể thao tác chọn món, xuất hóa đơn dựa trên một phần mềm bán hàng nào đó. Các nhà hàng có thể lựa chọn máy tính tiền phù hợp với mình dựa trên một vài tiêu chí cơ bản, ví dụ giá tiền, sự tiện dụng, tần suất, giao diện thân thiện với người dùng… Linh hồn của máy pos tính tiền đó là phần mềm bán cafe và tại Bán Cà Sao Phê này có tặng phần mềm quản lý quán cafe miễn phí vĩnh viễn.

Ngoài ra, ở một số quán cà phê hay nhà hàng nhỏ, các chủ đầu tư có thể lựa chọn sử dụng máy tính có cài phần mềm bán hàng thay thế cho một máy tính tiền. Tất nhiên, đây cũng là một lựa chọn có lợi ích và cả hạn chế.

Khi hóa đơn được xác lập trên máy tính tiền, lệnh in được chuyển đến và máy in bill sẽ xuất đơn hàng cho khách hàng. Thông thường một đơn hàng được in ra với ba liên: Liên 1 dành cho quán, Liên 2 gửi khách hàng khi thanh toán, và Liên 3 được tối giản hóa dành cho khu vực pha chế (chỉ gồm yêu cầu về tên món và số bàn). Việc đồng bộ trong khâu xuất đơn hàng trực tiếp từ máy in giúp nhà hàng có thể kiểm soát được việc bán hàng, khách hàng thoải mái khi chi trả cho bữa ăn của mình và việc vận hành trong nhà hàng, quán cà phê được trơn tru thuận tiện hơn.

Các tiêu chí chủ quán cần cân nhắc khi lựa chọn máy in cho mình thường là độ rõ nét của hóa đơn, tốc độ in, bảo hành của nhà cung cấp và chi phí. Ngoài loại máy in thông thường này, có một vài loại máy in được tích hợp trong máy tính tiền cầm tay, tùy vào từng mục đích sử dụng của người mua.

Nếu nhà hàng/quán cà phê của bạn có kinh doanh đồ takeaway (đồ mua mang đi), máy in tem nhãn là một thiết bị không thể thiếu. Máy in tem được sử dụng để in decal dán lên ly takeaway. Thông tin trên tem này thường bao gồm: tên món, topping, các yêu cầu đặc biệt, thời gian đặt hàng & một vài lưu ý giúp đồ ăn đồ uống được thưởng thức tốt hơn. Cũng giống như máy in bill, máy in tem được kết nối với máy tính tiền, giúp cho quá trình vận hành gọi món, giao đồ được dễ dàng hơn.

Khi lựa chọn máy in tem cho mình, các chủ nhà hàng, quán cà phê nên cân nhắc về kích thước tem nhãn, loại decal sử dụng, độ mờ nét của máy in hay tần suất in của máy. Cần chú ý thêm, có một số loại máy in tem không tương thích với vài phần mềm bán hàng phổ biến trên thị trường hiện nay.

Điện thoại smartphone, máy tính bảng được sử dụng như một thiết bị hỗ trợ việc order món ăn, giúp quá trình từ gọi món đến ra đồ được nhanh chóng hơn. Khi khách hàng gọi món tại bàn, nhân viên phục vụ chỉ cần nhận order, nhập thông tin bằng điện thoại hay máy tính bảng và order sẽ được chuyển đến quầy thu ngân cũng như bếp chế biến. Sử dụng điện thoại hay máy tính bảng để order không chỉ giúp giảm thiểu thời gian chờ món của thực khách, hạn chế sự di chuyển của nhân viên phục vụ trong nhà hàng mà còn tăng tốc độ tiếp nhận và thanh toán đơn hàng.

Order bằng điện thoại, máy tính bảng đặc biệt phù hợp và cần thiết cho các cơ sở kinh doanh có mặt bằng rộng, nhiều tầng với tần suất giao dịch cao, hỗ trợ giảm thời gian vận hành trong một chu trình phục vụ và gia tăng hình ảnh chuyên nghiệp của nhà hàng.

Chưa phổ biến rộng rãi trong các nhà hàng, quán cà phê tại Việt Nam nhưng thiết bị rung là một món đồ điện tử hữu dụng mà khá nhiều chuỗi đồ ăn nhanh hay cà phê từ nước ngoài, chuỗi cafe lớn đã và đang sử dụng. Công dụng của thiết bị rung là thông báo cho khách hàng khi món đồ đã sẵn sàng được phục vụ.

Về cơ bản, thiết bị rung được sử dụng cho quá trình nhận - trả món cho khách. Sau khi order, khách hàng sẽ được phát một thiết bị rung. Thiết bị này chạy bằng pin sạc, tích hợp kết nối với đơn hàng của họ. Khách hàng có thể cầm thiết bị rung đi bất cứ đâu trong nhà hàng. Khi đồ ăn sẵn sàng, nhân viên nhấn số thẻ thiết bị rung của đơn hàng. Lúc này, thiết bị rung có thể sáng đèn, rung nhẹ hoặc phát tiếng kêu báo hiệu. Nhờ đó, khách hàng sẽ đến quầy để nhận món ăn của mình. Thiết bị này đặc biệt hữu hiệu với các món đồ cần thời gian chuẩn bị, trong nhà hàng tự phục vụ như quán đồ ăn nhanh, quán cà phê…

Máy thanh toán POS (Point of Sales) là máy bán hàng chấp nhận thẻ ngân hàng để thanh toán hóa đơn dịch vụ. Hầu như các siêu thị, trung tâm thương mại đã sử dụng thiết bị này từ lâu, và các nhà hàng, quán cà phê cũng nên trang bị cho mình thiết bị này để hỗ trợ việc cho việc thanh toán.

Dù quản trị vận hành, quản lý hoạt động trong nhà hàng, quán cà phê tốt đến như thế nào, các chủ đầu tư cũng cần cân nhắc về vấn đề an toàn, an ninh và bất trắc. Có nhiều vấn đề có thể xảy ra trong thời gian mở cửa khiến camera quan sát là một thiết bị cực kì cần thiết cho bất cứ cơ sở kinh doanh nào.

Giám sát an ninh nhà hàng, thái độ nhân viên với khách hàng, sự trung thực trong sử dụng nguồn nguyên liệu… chỉ là ba trong số vô vàn vấn đề cần quan tâm trong nhà hàng, quán cà phê. Lắp đặt hệ thống camera an ninh vừa giúp chủ quán kiểm soát hoạt động khi ở xa, vừa là một lý do an tâm mà nhiều thực khách tìm kiếm khi quyết định lựa chọn hàng quán của bạn.

Không đi làm, đến muộn về sớm, đổi ca không xin phép… đôi khi trở thành vấn đề lớn trong việc quản lý nhân viên của các cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống. Niềm tin là điều đầu tiên chủ quán cần đặt vào từng nhân viên của mình, tuy nhiên, vào những thời điểm nhất định, máy chấm công vẫn là một thiết bị cần thiết hỗ trợ việc quản lý cũng như trả lương nhân viên của bạn.

Trên thị trường hiện nay, một loại máy chấm công được sử dụng rộng rãi là máy chấm công bằng vân tay. Các nhân viên sẽ được nhập vân tay vào hệ thống vào ngày đầu tiên đi làm. Vào những ngày tiếp theo, nhân viên cần nhập vân tay check-in và check-out mỗi buổi. Hệ thống dữ liệu này sẽ được gửi cho chủ quán để phục vụ việc chấm công và tính lương vào cuối tháng. Tuy vậy, các chủ quán không nên lạm dụng điều này để quản lý nhân viên, ảnh hưởng đến mối quan hệ và lòng tin giữa nhân viên - chủ quán.

Mở một nhà hàng, mở một quán cà phê mới đòi hỏi nhiều khoản chi, từ mặt bằng, cơ sở vật chất đến nguyên liệu và trả lương nhân viên. Dành một khoản ngân sách vừa đủ để đầu tư cho các thiết bị điện tử cần thiết cho công việc vận hành quán cà phê là một điều quan trọng, vừa giúp bạn dễ dàng hơn trong việc quản lý cơ sở kinh doanh, vừa cải thiện hiệu quả kinh doanh và chất lượng dịch vụ. Tuy nhiên, các chủ quán cũng không nên vì điều này mà dành quá nhiều tiền sắm sửa các thiết bị tối tân ngay từ đầu, ảnh hưởng đến dòng tiền chung và các hoạt động khác. Điều các cơ sở kinh doanh cần là hiểu và cân nhắc hợp lý trong từng khoản chi tiêu để tối đa hóa lợi nhuận dựa trên dòng tiền đầu tư của mình.

Cao Trung Hiếu sưu tầm và biên tập